Ügykezelő Archives - Rendszergazda szolgáltatás

Anyagnyilvántartási modul

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: Kovács Júlia

A DOX rendszer új anyagnyilvántartási moduljával támogatja a beszerzési folyamatokat, kombinált mezők segítségével. Az új funkciók lehetővé teszik a beszerzések tételes kezelését, így segítve a tájékozódást az aktuális rendelésekről anélkül, hogy folyamatosan egyeztetniük kellene a beszerzési területtel.

Az anyagnyilvántartási modul célja, hogy átláthatóvá és hatékonyabbá tegye a beszerzési folyamatokat. A modul úgynevezett kombinált mezők segítségével lett kialakítva. Ezek nagyban megkönnyítik a beszerzési információk rögzítését és nyomon követését.

Miért fontos ez? A folyamatos egyeztetések az aktuális rendelések állapotáról gyakran jelentenek plusz időráfordítást a kollégák számára. Az új modul lehetővé teszi, hogy ezek az egyeztetések minimálisra csökkenjenek.

A beszerzéshez kapcsolódóan immár nem csak egyéni mezőkben lehet adatokat rögzíteni, hanem egy speciális beszerzési felületen is, mely az ügyön belül található. Ezen a felületen tételesen lehet rögzíteni, hogy mely beszállítótól milyen eszközre vagy anyagra kértünk be ajánlatot. Részletezni lehet, hogy mennyit, mikor és mikorra várható a szállítás, valamint az eszköz vagy anyag egységárát.

Ezzel a modullal célunk volt növeli a beszerzési folyamatok effektivitását és az információk központosíását, lehetővé téve a gyorsabb hozzáférést és egyszerűbb adatkezelést minden résztvevő számára.

Szabadságnyilvántartás modul

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: Kovács Júlia

A DOX rendszer szabadságnyilvántartási modulja megkönnyíti a munkatársak szabadságainak kezelését és nyomon követését. A manuálisan tölött excel táblázatok és külső programok használata helyett már a DOX-ban követhetjük a szabadságokat, hiszen a modul minden szükséges funkciót egyesít magában, az éves szabadságok rögzítésétől kezdve a betegszabadságok kezeléséig.

A szabadságnyilvántartás számos kérdést vet fel a vállalati mindennapok során. Hova rögzítsük, hogyan kövessük nyomon, kinek mennyi szabadsága maradt még?

A szabadságnyilvántartás modul lehetővé teszi, hogy pontosan rögzíthessük, melyik munkatárs mikortól meddig lesz szabadságon, illetve hány szabadsága van egy évben, és ebből mennyit vett már ki. A rendszer dinamikusan számolja az elhasznált és a még rendelkezésre álló napokat, emellett pedig külön kezeli a betegszabadságot is.

Az év eleji adatfrissítés lehetővé teszi, hogy az összes munkatárs szabadságadatait gyorsan és egyszerűen aktualizálhassuk. Az év folyamán pedig csupán a változásokat kell követni, így a rendszer mindig naprakész információkat biztosít.

Hogyan tervezhetjük meg a munkabeosztást, ha nem tudjuk, ki mikor lesz távol? Erre is megoldást nyújt a modul: Gantt-diagram segítségével grafikusan ábrázolja a kollégák szabadságait. Különböző színekkel kiemelve az egyes szabadságtípusokat, így átlátható, kik mikor vannak távol, ezáltal a munkakiosztás könnyebben, ütközésmentesen megtervezhető.

Munkautasítás, munkaidő nyilvántartás modul

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: Kovács Júlia

A DOX rendszer munkatervezési és munkaidő-nyilvántartási modulja a mindennapi munkaszervezést kívánja segíteni. A modul kínálta lehetőségek a munkautasítások kiadásától a projektekhez rendelt munkaórák pontos követéséig terjednek, automatizált költségszámítással kombinálva.

A munkaszervezés és a munkaidő precíz nyilvántartása minden vállalat számára elengedhetetlen. A munkatervezési és munkaidő-nyilvántartási modul, ezen igényekre válaszolva kínál egy integrált, átlátható megoldást.

A modulon belül lehetőség van a következő napra munkautasítások kibocsátására, meghatározva, hogy melyik kolléga melyik projekten vesz részt, és melyik gépjárművel érkezik a helyszínre. A sofőrök és csoportvezetők hozzárendelése mellett a különböző adatok biztosítják, hogy minden projekt a legoptimálisabb erőforrásokkal induljon.

De a modul nem áll meg a tervezésnél. A nap végén lehetőség van az elvégzett munkaórák rögzítésére, minden projekthez rendelve. Így azonnal látható, hogy melyik munkatárs mely projekten mennyi időt töltött el, és az eredmények azonnal integrálódnak a költségvetési adatokba. Amennyiben a munkatársak óradíjai rögzítve vannak a rendszerben, a modul kiszámítja az adott projekt munkaerőköltségét, így a vállalatvezetésnek átfogó képet biztosít a projektek pénzügyi hatékonyságáról.

A modul által kialakítható egy olyan rendszer, ahol azonnal látjuk a projektjeink jelenlegi munkaerő költségeit, és könnyedén tervezhetünk a következő napra vagy akár hetekre előre. Ezen kívül, az adminisztrációs terhet is csökkenteni tudjuk, hiszen nincs szükség manuális minkalapok vagy munkaidő táblázatok összeállítására. Minden adat automatikusan rögzítésre és feldolgozásra kerül.

Google dokumentum, online Word vagy Excel létrehozása ügyből

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: Kovács Júlia

A modullal lehetőség van online dokumentumok létrehozására és integrálására a DOX-ban, Google és az MS365 platformokon keresztül. Az integráció lehetővé teszi a gyors dokumentumkezelést.

Az üzleti világ folyamatosan változik és fejlődik, és a digitális technológia terjedése révén egyre inkább fókuszba kerül a hatékonyság és az adatmegosztás folyamata. A Google és az MS365 integráció lehetővé teszi, hogy a felhasználók közvetlenül a DOX-ból hozzanak létre dokumentumokat a választott platformon.

Tegyük fel, hogy egy vállalatnál új projekt indul és szükség van a projekttel kapcsolatos dokumentumok létrehozására. A modul segítségével egyszerűen létrehozhatóak az ajánlatok, szerződések, projekt tervezetek, költségvetések és egyéb szükséges dokumentumok, és ezeket közvetlenül a Google/ MS alkalmazásokban generálhatják. Így a csapat tagjai könnyedén hozzáférhetnek, együttműködhetnek, és a dokumentumok mindig naprakészek lesznek.

Mindkét integrációhoz szükséges egy „technikai” felhasználót kijelölni és egy speciális fiókot létrehozni. Ez a felhasználó lesz az, aki felelős lesz a DOX és a Google vagy az MS365 közötti kommunikációért.

A folyamat fordított irányban is működik. Ha már van egy online dokumentum a Google Drive-ban vagy az MS365 OneDrive-jában, azt is könnyedén csatolhatja egy meghatározott DOX-ügyhöz. Ez segíti a dokumentumok rendezését és azok elérhetőségét az ügykezelési folyamatokban.

Google Naptár/ O365 Naptár integrálás

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: Kovács Júlia

A DOX rendszer és a Google Naptár vagy azO365 Naptár integrációjának köszönhetően egyszerűbbé válik az események létrehozása és DOX ügyekhez kötése. A modul használatával elérhető, hogy az ügyek ne maradjanak figyelmen kívül, még ha azok állapota változik is.

Biztosan sokak számára ismerős a Google naptár felhasználói felülete, vagy a Microsoft outlook naptára. Milyen kényelmes lenne, ha a DOX-ból közvetlenül eljuthatunk a naptárba és létrehozhatnánk az ügyhöz kapcsolódó eseményt?

Naptár integrálással mostantól ez valóság! A modul segítségével az ügyekből közvetlenül naptár eseményeket lehet létrehozni sőt, amikor egy DOX ügyet adunk hozzá a Google/ Microsoft naptárhoz, annak tárgya automatikusan beíródik a naptárbejegyzésbe, az ügyszám pedig linkként bekerül a leírásba.

Minden további paramétert szabadon beállíthatunk a naptárbejegyzésben, így például a rendszeres ismétlődést is.

Az integráció során bevezetünk egy technikai felhasználót is, amit a rendszer automatikusan hozzáad a naptár eseményhez.

Mi a szerepe ennek a technikai felhasználónak? Garantálja, hogy ha az ügy státusza várakozóra vagy lezártra változik, de a naptárbejegyzés ideje (vagy az esemény ismétlődésének időpontja) elérkezik, az ügy automatikusan újra „felébred” a DOX-ban.

A funkció hasznos lehet azok számára, akik hajlamosak elfelejteni vagy határidő nélkül altatni az ügyeket. Az automatikus „felébresztés” funkcióval biztosíthatjuk, hogy a lényeges ügyek ne maradjanak figyelmen kívül, függetlenül attól, hogy milyen státuszban vannak.

Hangüzenetküldés modul

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: Kovács Júlia

A DOX képesa ChatGPT-t használva a hangüzenetek szöveggé konvertálására és azok összefoglalására. Ez az eszköz megkönnyíti az információ rögzítését és átadását, különösen sűrű napokon.

Napjaink technológiai fejlődése nem csak a hétköznapi életünket teszi könnyebbé, hanem a munkahelyi feladatokat is sokkal gördülékenyebbé varázsolja. Ilyen a DOX legújabb funkciója, amely az OpenAI ChatGPT segítségével képes hangüzeneteket szöveggé alakítani.

A DOX rendszerében már korábban is megtalálhatóak voltak az MP3 formátumú hangüzenetek, de ez a funkció most tovább fejlődött. A mesterséges intelligencia nem csak szöveggé alakítja a hangüzeneteket, hanem még egy rövid összefoglalót is készít belőlük.

Saját tapasztalataink szerint a gyors és pontos információáramlás kulcsfontosságú a munkafolyamatok zökkenőmentességéhez. Mennyivel egyszerűbb egy megbeszélés után felmondani egy összefoglalót szóban, mint leülni és hosszan leírni mindent? A DOX új funkciója lehetővé teszi ezt a gyorsaságot és kényelmet. Nem csak a teljes szöveges üzenetet kapjuk meg, hiszen az AI rövid összefoglalót is készít az általunk elmondottakból.

Képzeljük csak el a helyzetet: egy hosszú megbeszélés után sietünk a következő programunkra, vagy éppen autóban vagyunk. Nincs időnk leülni és részletesen lejegyzetelni az elhangzottakat, de szeretnénk a legfontosabb pontokat rögzíteni. Ebben a helyzetben mindössze annyi a teendőnk, hogy hívjuk a ChatGPT-s hangpostánkat, elmondjuk az üzenetet, majd később szövegként és rövid összefoglalóként is láthatjuk a DOX-ban.

A technológia napjainkban olyan lehetőségeket teremt, amelyek korábban elképzelhetetlenek voltak. A DOX ezen funkciója remek példa arra, hogy a mesterséges intelligencia hogyan tudja támogatni és megkönnyíteni a munkafolyamatokat, miközben időt és energiát takarít meg a felhasználók számára.

Iktatási modul

2023.10.20./Kategória: Ügykezelő/Szerző: docca

A DOX iktatási modulja a papíralapú dokumentumok digitalizálásának hatékony eszköze. A modul segítségével a dokumentumok vonalkódokkal azonosíthatóak, így automatikusan a megfelelő polcokra kerülnek. Az általunk megadott címkék, és a dokumentum kiemelt fontos adatai (metaadatok) segítségével tovább finomítható az azonosításuk, és a DOX-ban már megszokott automatizmusokat is köthetünk hozzájuk. A digitalizált dokumentumok könnyen kereshetők, így az adminisztrációs teher csökken, a munkafolyamatok pedig hatékonyabbá válnak.

A papíralapú dokumentumok digitalizálása több előnnyel járhat. Könnyebb visszakeresni őket, alacsonyabb a tárolási költség, és a hozzáférhetőség is jobban korlátozható és szabályozható. A DOX iktatás modul egy olyan rendszer, ami ezt a folyamatot hatékonyabbá, rendezettebbé és átláthatóbbá teszi.

Minden vállalkozásban keletkeznek papíralapú dokumentumok, legyen szó számlákról, levelekről, szerződésekről vagy akár munkalapokról. Ezeket a dokumentumokat gyakran nehéz nyomon követni és rendezetten tárolni.

Az iktatás modul lehetővé teszi, hogy ezeket a dokumentumokat kategóriákba rendezzük. A kategóriákhoz külön vonalkód tartomány tartozik, így könnyen azonosíthatóvá válik minden dokumentum típus.

Minden egyes dokumentumra egy vonalkódot ragasztunk, ami egyértelműen azonosítja azt. (A több oldalas dokumentumoknál elég az első oldalra.) Ezen felül a modul matricás vonalkód nyomtatási lehetőséget is kínál, és számolja, hogy hol tart az adott tartományban a kinyomtatott vonalkód sorozat, így elkerülhetőek a duplikátumok.

A papíralapú dokumentumok scennelése után, – legyen szó akár tömeges beolvasásról- a dokumentumok többféleképpen is eljuttathatóak a DOX szerverére (emailben küldés, fájlszerverre feltöltés, stb.).

Az iktató modul képes automatikusan kategorizálni a beérkező dokumentumokat. A vonalkódok segítségével a rendszer pontosan tudja, melyik dokumentum melyik kategóriába tartozik és melyik polcra kell helyeznie azt.

A rendszeren belül a dokumentumokat további metaadatokkal láthatjuk el. Ezek a metaadatok különbözőek lehetnek dokumentum típusonként, ami további specifikációt és rendezettséget hoz a rendszerbe (például: Számláknál nettó, bruttó, fizetési határidő, stb. Szerződésnél cégnév, aláírás dátuma, stb.). Ráadásul ezekhez a metaadatokhoz különböző automatizált folyamatok is köthetők, mint például a határidő figyelmeztetés.